外贸回复万能公式是什么？

外贸人每天都会收到来自世界各地的询盘邮件,如何在第一时间给客户留下好印象，回复一封专业、礼貌、有针对性的邮件，是每个外贸人都需要掌握的技能，很多外贸人在回复邮件时，都会遇到各种各样的问题，比如不知道如何开头，不知道如何结尾，不知道如何表达自己的观点，不知道如何处理客户的异议，不知道如何跟进客户等等，有没有一个外贸回复的万能公式，可以帮助外贸人解决这些问题呢？答案是肯定的。

下面,我就为大家分享一个外贸回复的万能公式，这个公式包含了外贸回复邮件的 8 个关键要素，分别是：主题、称呼、开头、正文、签名、附件和问候语，只要按照这个公式来写邮件，就可以保证邮件的质量和效果。

主题

主题是客户打开邮件的第一印象,所以要简洁明了，突出重点，能够让客户一眼就知道邮件的内容和目的，主题一般不要超过 50 个字符，并且要用英文写，不要用中文或者表情符号，最好能够包含公司名称、产品名称和关键信息，Re: Inquiry for xxx”或者“Order Confirmation: xxx”，如果客户没有在主题中写任何信息，你也可以根据邮件的内容来写一个合适的主题，Thank you for your inquiry”或者“Congratulations on your order”。

称呼

称呼是对客户的礼貌和尊重,所以要用适当的称谓来称呼客户，Dear Mr./Ms. xxx”或者“Dear Customer”，如果知道客户的名字，最好能够用全名来称呼，Dear John ++ith”或者“Dear Ms. Jane Doe”，如果不知道客户的名字，也可以用“Dear Sir/Madam”或者“Dear Customer Service”，在称呼后面要加上冒号“:”，以示结束。

开头

开头是对客户的问候和感谢,所以要用友好的语气来开头，表达对客户的关注和重视，开头一般可以用以下几种方式：

• 直接问候：“Hello”或者“Hi”。
• 表示感谢：“Thank you for your inquiry”或者“I am glad to hear from you”。
• 询问情况：“How are you doing?”或者“How is everything going?”。
• 确认信息：“Just to confirm that we received your email”或者“I am writing to confirm our conversation”。
• 提供帮助：“If you need any further assistance, please let me know”或者“I will do my best to help you”。
• 表达期待：“Looking forward to hearing from you soon”或者“I am eager to hear your feedback”。
• 其他：根据具体情况选择合适的开头方式。在开头之后，要加上逗号“,”，以示停顿。

正文是邮件的主要部分，所以要用清晰的逻辑和流畅的语言来表达自己的观点和想法，正文一般可以分为以下几个部分：

• 回复客户的问题或要求：根据客户的询盘内容，逐一回复客户的问题或要求，提供详细的信息和准确的数据，比如产品的规格、价格、交期、包装、付款方式等等，如果客户有特殊的要求，也要尽量满足客户的需求，比如定制产品、修改包装、调整付款条件等等，在回复客户的问题或要求时，要注意语气要专业、礼貌、有耐心，不要过于强硬或者随意。
• 强调产品的优势和特点：在回复客户的问题或要求之后，要适当强调产品的优势和特点，让客户更加了解产品的价值和用途，从而增加客户对产品的兴趣和信心，可以从产品的质量、性能、设计、功能、材料等方面来突出产品的优势和特点，并且要用具体的数据或者案例来证明产品的优势和特点，Our product has passed ISO 9001:2015 quality certification”或者“Our product has won many awards and praises from customers”，在强调产品的优势和特点时，要注意语气要客观、真实、有说服力，不要过于夸张或者虚假。
• 提供解决方案或建议：如果客户提出了一些问题或者异议，比如价格太高、交期太长、包装不好等等，要及时提供解决方案或建议，让客户感受到你的诚意和努力，从而减少客户的顾虑和担忧，解决方案或建议可以从价格、交期、包装、付款方式等方面来考虑，并且要根据客户的实际情况和需求来制定，For your order of xxx pieces, we can offer you a discount of 10%”或者“In order to shorten the lead time, we can use air freight instead of sea freight”，在提供解决方案或建议时，要注意语气要灵活、合理、有可行性，不要过于死板或者强硬。
• 表达合作的意愿和期望：在结束正文之前，要用积极的语气表达合作的意愿和期望，让客户感受到你的友好和热情，从而增加客户对你的信任和好感，可以用“Looking forward to working with you”或者“I hope we can establish a long-term business relationship”等表达合作的意愿和期望，并且要用真诚的语言和表情符号来表达自己的情感，😊”或者“👍”，在表达合作的意愿和期望时，要注意语气要友好、热情、有信心，不要过于冷淡或者随意。

结尾是对客户的祝福和感谢,所以要用简洁的语言来结尾，表达对客户的美好祝愿和真诚感谢，结尾一般可以用以下几种方式：

• 祝福客户：“Best regards”或者“Warm regards”。
• 感谢客户：“Thank you again for your interest and cooperation”或者“I appreciate your feedback and support”。
• 期待客户的回复：“Looking forward to hearing from you soon”或者“I hope to receive your reply before xx”。
• 其他：根据具体情况选择合适的结尾方式。在结尾之后，要加上句号“.”，以示结束。

签名

签名是对客户的署名和联系方式,所以要用正式的格式来署名，并且要包含公司名称、职位、电话、传真、邮箱等信息，以便客户能够及时联系到你，签名一般可以放在正文的下方或者邮件的最后面，用一行或者多行来显示，签名的格式一般是“Name: xxx”或者“Company: xxx”，并且要用英文写，不要用中文或者表情符号。

附件

附件是对外贸回复邮件的补充和说明,所以要用适当的方式来添加附件，并且要注意附件的大小和格式，以免影响邮件的发送和接收，附件一般可以放在邮件的正文下方或者邮件的最后面，用一行或者多行来显示，附件的格式一般是“Attachment: xxx”或者“Enclosure: xxx”，并且要用英文写，不要用中文或者表情符号。

问候语

问候语是对外贸回复邮件的礼貌和尊重,所以要用适当的方式来问候客户，并且要注意问候语的语气和表情符号，以免影响邮件的效果，问候语一般可以放在邮件的开头或者结尾，用一行或者多行来显示，问候语的格式一般是“Dear xxx”或者“Hello xxx”，并且要用英文写，不要用中文或者表情符号。

就是外贸回复邮件的万能公式,希望这个公式能够帮助你写出专业、礼貌、有针对性的外贸回复邮件，提高你的外贸业务水平和客户满意度，这个公式并不是一成不变的，你可以根据自己的实际情况和需求来调整和修改，但是一定要注意保持邮件的质量和效果，不要出现语法错误、拼写错误、格式混乱等问题，如果你还有其他关于外贸回复邮件的问题，欢迎随时向我提问，我会尽力为你解答。

祝你在外贸业务中取得成功！